Tipps für den richtigen Übergang und Datenspeicherung in der Cloud

Seit Jahren hat sich die Digitalisierung beschleunigt. Die Veränderungen sind seitdem anhaltend und überall spürbar. Schnelllebigkeit, die ständige Verfügbarkeit und das massive Wachstum von Daten und Informationen ist für jeden von uns zu einer echten Herausforderung geworden. Gerade im letzten Jahr wurden durch die Corona-Pandemie noch mehr Prozesse in die digitale Welt verlagert. Eine immer stärkere und bessere Verfügbarkeit der Vernetzung ist deutlich zu erkennen. Dieser Trend birgt aber auch Gefahren, denn in der digitalen Welt gibt es wenig Privatsphäre und die Daten sind immer und überall verfügbar. Es müssen also ein wirksamer Schutz und der richtige Speicherort gewährleistet sein, damit die Daten nicht verloren gehen oder in die falschen Hände geraten.

Die Welt im Wandel

Seit der voranschreitenden Digitalisierung scheinen die Möglichkeiten grenzenlos. Optionen werden möglich, über die man vor einigen Jahren noch nicht nachgedacht hätte und die man in einigen Branchen für nicht realisierbar hielt. Für Unternehmen ist es also von hoher Bedeutung, Prozesse zu digitalisieren und eine Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, um auch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Wie man das alles jedoch richtig umsetzt und die Daten sicher unterbringt, bereitet vielen Unternehmen Probleme und Sorgen. Es kommt oft die Frage auf: Wie können die Daten sicher gespeichert werden, ohne dass sie verloren gehen oder gar in die Hände von Unbefugten gelangen?

Homeoffice – die Digitalisierung machte es möglich

Rückblick: Gerade im letzten Jahr wurden viele mit dem Arbeiten zu Hause konfrontiert. Homeoffice war vorher in vielen Bereichen und Branchen noch nicht etabliert, wurde aber dann mit dem Beginn der Corona-Pandemie für den Fortbestand der Tätigkeiten essenziell. Nach und nach wurden Strategien für das mobile Arbeiten erstellt. Konferenzen und Meetings werden bereits über den Globus verteilt problemlos online abgehalten. Mittlerweile haben viele Firmen ein Angebot zum flexiblen Arbeiten von zu Hause aus möglich gemacht und die Mitarbeiter nehmen das Angebot, regelmäßig im Homeoffice zu arbeiten, gerne an. Kein Wunder, denn das Arbeiten von zu Hause bringt viele Vorteile mit sich: mehr Flexibilität, mehr Freizeit, weniger Reisen. Durch Online-Meetings können mehrere Kundentermine pro Tag wahrgenommen werden. Sie sind zudem nachhaltiger, denn durch weniger anfallende Fahrten und Flüge kann außerdem CO2 eingespart werden. Aktuelle Zahlen belegen, dass sich inzwischen jeder zweite Betroffene in Deutschland wünscht, auch nach der Pandemie weiterhin regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten (Statista). Das Arbeiten von zu Hause liegt also im Trend.

Haben Sie bereits ähnliche Erfahrungen in Ihrem Umfeld gemacht? Kommentieren Sie gerne Ihre Erfahrungen unter diesem Beitrag.

Vorteile nicht nur für Mitarbeiter

Auch die Unternehmen profitieren von der digitalen Welt. Zum einen können eine Menge Ressourcen sowie Platz gespart und zum anderen die Geschäftsprozesse vereinfacht sowie ein rascher Datenfluss gewährleistet werden. Vorteile ergeben sich außerdem durch das Automatisieren von Prozessen oder dadurch, dass Daten zur weiteren Verarbeitung oder Auswertung zur Verfügung gestellt werden. Durch diesen Fortschritt können Mitarbeiter von aufwendigen Tätigkeiten entlastet und dafür bei weiteren wichtigen Projekten eingesetzt werden. Die automatisierte Verarbeitung und Auslesung von Daten ermöglichen zudem eine enorme Zeitersparnis. Die Vorbehalte gegenüber einer Prozess-Digitalisierung sind also längst veraltet. Auch Dienstleister haben das erkannt und bieten in diesem Bereich eine gute Unterstützung für Unternehmen an, die noch Hilfe bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen benötigen.

Doch wie steht es um den Speicherplatz?

Bei der Digitalisierung von Daten und Prozessen müssen entsprechende Anforderungen gegeben sein. Die physische Lagerung in Kartons entfällt zwar zum Teil, aber auch die digitalen Daten müssen revisionssicher gespeichert werden. Außerdem gelten bei der digitalen Speicherung die gleichen Regeln wie bei der physischen Lagerung. Auch hier unterliegen die Unterlagen den Aufbewahrungsfristen für mehrere Jahre. Wandelt man die physischen Daten in digitale um, muss genügend und sicherer Speicherplatz zur Verfügung stehen. Nur so ist gewährleistet, dass die Daten verfügbar sind und nicht verloren gehen. Viele Unternehmen sind sich des Umfangs des Speicherplatzes oft nicht bewusst und merken dies eventuell erst zu spät. Doch es gibt Lösungen: Die Daten können in einer zertifizierten Cloud gespeichert werden, dort ist genügend Speicherplatz vorhanden, um den großen Datenumfang zu verarbeiten. Vor allem sind die Daten hier aber wirklich sicher, wenn man sich für den richtigen Dienstleister entscheidet.

„Die Digitalisierung bietet den Unternehmen eine Vielzahl von Möglichkeiten. Mit dem richtigen Dienstleister an der Seite stellt das Thema Datenspeicherung kein Problem dar.“
Olaf Remmele | Geschäftsführer der Rhenus Office Systems
Anbieter für Dokumenten- und Informationsmanagement

So speichern Sie Ihre Daten richtig

Es gibt verschiedene Wege, um Daten richtig zu speichern. Eine Möglichkeit ist die interne Speicherung. Dafür muss aber genug Kapazität für den Speicherplatz gewährleistet sein. Außerdem ist zu beachten, dass die technischen Voraussetzungen für eine Datenspeicherung gegeben sein müssen. Ist das nicht der Fall, wird es sehr schwer, die Daten richtig zu sichern.

Daher sollte sich jedes Unternehmen am Anfang des Digitalisierungsprozesses die Frage stellen, ob sich die neuen Prozesse der Datenspeicherung intern abwickeln lassen. Denn der Aufwand ist groß, viele Mitarbeiter müssen an solch einem Projekt mitwirken und die Expertise und technischen Voraussetzungen wie ein gesicherter Serverraum müssen gegeben sein. Wenn dieser Aufwand nicht intern geleistet werden kann, können Unternehmen auf externe Spezialisten zurückgreifen. Durch die jahrelange Erfahrung und ihre Experten wissen die Dienstleister ganz genau, worauf es bei der Umsetzung ankommt, und können damit großen Aufwand für andere Unternehmen abfangen. Dabei ist es egal, ob Applikationen erstmalig in die Cloud transferiert werden sollen oder bereits Bereiche ausgelagert sind. Der richtige Dienstleister unterstützt in den benötigten Bereichen.

Aber auch bei der Wahl eines externen Dienstleisters sollten ein paar wichtige Faktoren berücksichtigt werden. Zum einen sollte man darauf achten, dass die Daten in einem deutschen Rechenzentrum gehostet werden. Damit stellt man sicher, dass die Daten nach den deutschen Gesetzen und Standards geschützt sind. Zum anderen sollte der Dienstleister moderne Softwarelösungen anbieten können und bereits über jahrelange Erfahrung im Markt sowie Zertifizierungen verfügen.

„Dienstleister wie Rhenus Office Systems bieten genau in diesen Bereichen eine Unterstützung und helfen den Unternehmen, die Themen richtig anzufassen und professionell umzusetzen.“
Olaf Remmele | Geschäftsführer der Rhenus Office Systems

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