Jetzt die Posteingangsverteilung digital abbilden und zukunftsfähig machen

Das mobile Arbeiten von zu Hause aus war in vielen Branchen ein wichtiger Bestandteil der letzten Monate und wird es auch weiterhin sein. Homeoffice, Shared-Desk-Konzepte und mobile Arbeitsmodelle sind die Zukunft. Anpassungen von bestehenden, meist analogen Prozessen sind daher oft an der Tagesordnung.

Die Poststelle ist der Ein- und Ausgangskanal von wichtigen Informationen im Unternehmen, doch auch sie ist ein überwiegend analoger Prozess. Bei den neuen Arbeitsmodellen ist es daher wichtig, eine Lösung zu finden und die Posteingangsverteilung digital abzubilden. Schließlich sollten die Briefe auch in der Corona-Pandemie fristgerecht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugestellt werden, auch wenn sich diese im Homeoffice befanden. In Zukunft wird sich das Arbeiten im Homeoffice weiterhin intensivieren, denn viele Unternehmen schätzen die damit einhergehenden Vorteile. Deshalb ist es wichtig, die noch zum Großteil analogen Prozesse zu digitalisieren. Das Arbeiten von zu Hause stellt aber nicht die einzige Schwierigkeit dar. Auch die fehlende Flexibilität ist ein Problem. So kann etwa ein Brief in physischer Form nur einmal auf einem Platz liegen und nicht mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen werden. In digitaler Form wäre das deutlich einfacher.

Es muss also eine Lösung gefunden werden: Mit der Rhenus Easy Mailbox können Sie Ihre Posteingangsverteilung digital abbilden.

So funktioniert’s

Wir holen Ihre Post ab, sortieren und digitalisieren sie.

Digitale Eingangskanäle wie Mails sind bereits integriert.

Die Daten werden mit künstlicher Intelligenz (KI) analysiert, weitergeleitet und sicher gespeichert.

Physische Post wird sicher archiviert bzw. vernichtet, wenn sie nicht mehr aufbewahrt werden muss.

Digitale Post wird als PDF über Ihr E-Mail-Postfach ausgeliefert.

„Der Prozess der digitalen Posteingangsverarbeitung erleichtert deutlich den Arbeitsaufwand und gewährleistet auch bei den neuen digitalen Arbeitsmodellen eine flexible Postverteilung.“
Olaf Remmele | Geschäftsführer der Rhenus Office Systems

Umfassende Vorteile

Durch die Digitalisierung der Posteingangsverteilung lassen sich nicht nur die aufwendigen Prozesse verbessern. Auch die Kosten werden deutlich gesenkt. So können die operativen Fixkosten, insbesondere Logistikkosten, um bis zu 30 Prozent reduziert werden. Die Prozesse sind sicher und transparent, denn alle Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gehostet und Sie können jeden Schritt der digitalen Prozesse über Ihr Dashboard verfolgen.

Unsere Services sind alle zertifiziert und unterliegen deutschen Datenschutzrichtlinien. Somit ist gewährleistet, dass Ihre Daten zu jedem Zeitpunkt 100-prozentig sicher sind.

Ergebnis

Der gesamte Logistik-Prozess wird durch eine digitale Posteingangsverteilung verbessert. Der Ablauf gestaltet sich in Zukunft papierloser, digital und durch das Dashboard transparenter. Verzögerungen durch analoge Schritte können so verhindert werden, die Arbeitsweise wird effektiver.

 

Sie sind auf der Suche nach einem digitalen Prozess für Ihre Poststelle, der Ihre Mitarbeiter entlastet? Dann sprechen Sie uns an!

Unsere Rhenus Mailroom Services-Seite auf einen Blick.

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