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Kundenorientierte Lösung durch elektronische Behälterschließung

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Mehr Datensicherheit im Unternehmen

In Unternehmen befinden sich wichtige und sensible Daten sowie Informationen, die nicht in externe Hände gelangen dürfen. Der Zugriff ist nur berechtigten Personen gestattet. Wenn die Daten im Unternehmen nicht mehr benötigt werden, werden sie in Sicherheitsbehältern gelagert. Um den Komfort und die Sicherheit stetig zu verbessern, werden die Behälter zum Beispiel durch e-Lock-Systeme verschlossen: Das sind elektronische Schließsysteme, die durch hohe Sicherheit und eine komfortable Bedienung überzeugen. Sind die Aufbewahrungsfristen abgelaufen, werden die Unterlagen zur Vernichtung freigegeben. Doch auch hier muss die Sicherheit immer gewährleistet sein.

Datenschutzbehälter für die richtige Sicherheit

Durch physische Dokumente und Prozesse fallen in Unternehmen weiterhin große Papiermengen an, die verarbeitet und anschließend richtig entsorgt werden müssen. Dabei muss vor allem auf die Sicherheit der sensiblen Daten geachtet werden. Das bedeutet, dass die Dokumente nicht einfach in den normalen Büro-Mülleimern entsorgt werden dürfen, weil sie sonst in die falschen Hände geraten könnten.

Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, setzen Unternehmen auf sogenannte Sicherheitsbehälter, die von externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden. Es gibt sie in verschiedenen Größen, um den unterschiedlichen Bedarf der jeweiligen Unternehmen zu decken. In den zugriffssicheren Behälter können einzelne Dokumente, aber auch ganze Aktenordner oder vertrauliche Datenträger wie zum Beispiel USB-Sticks, CDs oder Festplatten sicher und einfach entsorgt werden. Dabei werden die Datenträger von den papierenen Unterlagen getrennt und anschließend in unterschiedlichen Sicherheitsbehältern entsorgt. Komplett geschlossen, lassen sie sich von Unbefugten nicht öffnen. Das Material kann über eine kleine Öffnung am Deckel des Behälters eingeworfen werden.

Fachgerechte Entsorgung

Das sensible Material lagert so lange in den Sicherheitsbehältern, bis es von einem spezialisierten Dienstleister abgeholt und per Sicherheitstransport in speziellen Lkw zum Vernichtungsstandort gebracht wird. Bis zuletzt werden die Dokumente und Datenträger vor unbefugtem Zugang geschützt. Erst in der mobilen oder stationären Schredderanlage wird der Inhalt des Behälters entleert und taggleich datenschutzkonform vernichtet.

Der Rhenus e-Lock-Prozess am Sicherheitsbehälter

Mit dem Rhenus e-Lock können die Sicherheitsbehälter gleichermaßen verschlossen als auch geschützt werden. Es handelt sich hier um ein elektronisches Schloss, bei dem der Schließmechanismus nicht von außen ersichtlich ist und die Behälter nicht nur geschlossen, sondern komplett verschlossen sind. Das gleicht dem System einer Haustür: Wurde diese nur zugezogen, gilt sie lediglich als geschlossen. Wird ein Schlüssel umgelegt, gilt sie als verschlossen. Die Sicherheit steigt. Zudem lässt sich das Rhenus e-Lock an die Bedürfnisse des Kunden anpassen, zum Beispiel durch die individuelle Berechtigungsvergabe für einzelne Behälter. Dadurch bietet der Prozess eine hohe Sicherheit und eine gute Nutzerfreundlichkeit, denn durch das e-Lock-Prinzip entfällt das sonst verwendete Schlüsselhandling.

„Das Rhenus e-Lock-System hebt die Sicherheit für die Aufbewahrung von Akten auf eine neue Ebene. Sensible Daten können so verlässlich bis zur Vernichtung gelagert werden.“
Patrick Lenz | Head of Sales, Rhenus Data Office

Neues Konzept – gleiche Sicherheit

Die Aufbewahrung von Daten in einem Sicherheitsbehälter war schon vor der Umstellung auf den Rhenus e-Lock-Prozess rundum geschützt. Der Ablauf, um die Zutrittsregelungen der Kunden auf die Sicherheitsbehälter zu übertragen, war jedoch deutlich aufwendiger. Die Umstellung bringt in diesem Bereich eine deutliche Erleichterung: Der Behälter öffnet sich dank der Schlüsselkarte automatisch für berechtigte Personen. Falls doch mal ein Zugriff erfolgen muss, kann dies nun schneller geschehen. Die Sicherheit wird dadurch nicht beeinträchtigt, im Gegenteil.

Mit dem Rhenus e-Lock-Prozess erhöht sich die Sicherheit der Behälter. Zum einen ist ein extrem hoher Aufbruchswiderstand gewährleistet, zum anderen protokolliert das System die vorgenommenen Öffnungen. Außerplanmäßige Öffnungen können somit lückenlos nachvollzogen werden.

Besonderheit Rhenus e-Lock

Das Rhenus e-Lock-System kann ganz einfach am Sicherheitsbehälter angebracht werden, unabhängig von der technischen Infrastruktur der Unternehmen. Der Behälter wird in die Unternehmen geliefert, die Karte zum Bedienen vor Ort genau angelernt und schon ist das System aktiv und einsatzbereit. Die Berechtigungen können eigenständig bestimmt, gepflegt und wenn gewünscht, geändert werden. Die Karten bleiben dauerhaft im Besitz des Kunden. Dadurch wird ein aufwendiger Rückgabe-Prozess vermieden.

Das e-Lock-System ist gut kombinierbar mit dem innovativen ITCPRO-Füllstandssensor. Das Sensorkonzept wird von außen am Sicherheitsbehälter fixiert. Wenn der zuvor definierte (Füllstands-)Schwellwert erreicht ist, gibt der Sensor automatisch ein Signal ab. Eine Öffnung des Deckels, um den Füllstand zu prüfen, ist daher nicht notwendig und die Abholung des vollen Sicherheitsbehälters kann direkt beauftragt werden. Das bedeutet auch, dass die Behälter nur dann abgeholt werden, wenn sie auch wirklich voll sind. Mögliche Leerfahrten werden somit vermieden, wodurch  der CO2-Ausstoß reduziert und Kosten sowie der Kontrollgang zur Überprüfung des Behälters gespart werden.

Die Vorteile auf einen Blick

Die Vorteile, die sich durch den Einsatz eines Rhenus e-Locks ergeben, sind offensichtlich. Im Vordergrund steht ganz klar die Sicherheit der Daten. Die eingebaute Schließtechnologie ist auf dem aktuellen Stand der technischen Entwicklung, sodass die sensiblen Dokumente rund um die Uhr geschützt sind. Aber auch das Thema Datenschutz ist ein wichtiger Faktor. Auf dem Schloss werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Neben der hohen Sicherheit zeichnet sich das e-Lock-Konzept durch eine benutzerfreundliche Anwendung aus und kann ohne viel Zeitaufwand in Betrieb genommen werden. Durch ein einheitliches und modernisiertes Schließkonzept ergibt sich ein vereinfachtes Schlüsselhandling, welches den Bedienkomfort mithilfe von RFID-Karten (Radio Frequency Identification) anhebt. Jedes Unternehmen kann außerdem eine eigenständige Berechtigungspflege für die Karten bestimmen, sodass dadurch eine neue Art der Flexibilität entsteht.

Das Rhenus e-Lock-System ist ein netzautarkes System. Es unterliegt der Schutzklasse IP 43 und ist zudem nach DIN EN ISO 9227 zertifiziert.

Sehen Sie hier, wie das Rhenus e-Lock-System funktioniert:

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