Trends & Innovationen

Mit Robotic Process Automation zum Erfolg

Ein digitaler Mitarbeiter, der Freiraum schafft

Es ist an der Zeit, den monotonen und fehleranfälligen Routineaufgaben ein Ende zu setzen. Mit RPA werden Mitarbeiter von zeitintensiven und wenig wertschöpfenden Aufgaben befreit und Geschäftsprozesse beschleunigt. Neugierig geworden? Erfahren Sie jetzt mehr über intelligente Prozessautomatisierung.

Die Revolution der Geschäftsprozesse

Robotic Process Automation, kurz RPA, ist zurzeit in aller Munde. Aber was hat es damit genau auf sich? Es handelt sich um einen lösungsorientierten Ansatz, bei dem die Technologie RPA genutzt wird, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und die digitale Transformation von Unternehmen zu beschleunigen. Mit Robotic Process Automation können Firmen insbesondere manuelle, zeitraubende, regelbasierte und wiederkehrende Aufgaben automatisieren und optimieren, indem individuell entwickelte Software-Roboter menschliche Arbeitsschritte imitieren.

Im Prinzip gehen sie dabei genauso vor wie Mitarbeiter und verarbeiten Daten gemäß vorab definierten Regeln und Logiken. Die Software-Roboter analysieren, lösen Reaktionen aus und kommunizieren mit anderen Systemen, um eine Vielzahl von sich wiederholenden Aufgaben zu erledigen. Sie können etwa ein bestimmtes System öffnen, sich dort anmelden, benötigte Daten auslesen und an den richtigen Stellen in ein anderes System wieder einfügen. Somit können innerhalb kürzester Zeit Suchmaschinen nach benötigten Informationen durchforstet, Analysen und Reports erstellt sowie E-Mails verfasst und versendet werden. Dafür benutzen die Software-Roboter meist die Benutzeroberfläche (GUI) der verwendeten Systeme.

Auch wenn RPA häufig bei Standardprozessen zum Einsatz kommt, sind die Systeme, in denen die Software-Roboter letztlich arbeiten, unterschiedlich. In der Praxis bedeutet das: Auch ein Software-Roboter muss lernen, ähnlich wie ein echter Mitarbeiter, der neu eingestellt wird. Diesen muss man wie den Roboter zunächst einarbeiten und ihm Anweisungen geben. Beispielsweise: „Öffne die Excel-Tabelle. Wenn ein Haken in der ersten Spalte gesetzt ist, kopiere den Text aus Spalte vier in die Excel-Datei. Versende nachfolgend das Dokument an den Empfänger in der Anschrift.“ Einmal angelernt, führt der Software-Roboter den Prozess anschließend transparent, eigenständig und dokumentiert aus.

Intelligente Roboter erweitern die Möglichkeiten

Im Gegensatz zu anderen traditionellen IT-Lösungen können Unternehmen ihre Prozesse mit RPA zu einem Bruchteil der Kosten und des Zeitaufwands automatisieren. Robotic Process Automation ist auch nicht-intrusiver Natur und nutzt die bestehende Infrastruktur, ohne eine Unterbrechung der zugrunde liegenden Systeme zu verursachen. Zudem werden keine kostspieligen Schnittstellen benötigt. „Prozessautomatisierungen werden aus unserer Sicht dank Nutzung von Datenanalysen und Künstlicher Intelligenz (KI) zukünftig immer ausgefeilter“, erklärt Lena Halberstadt, Marketing und Sales Managerin bei Rhenus Robotics. Im Zusammenspiel können solche Lösungen noch mehr Potenzial freisetzen. Denn mit KI können nicht nur standardisierte Prozesse automatisiert werden, sondern auch kognitive Prozesse, die beispielsweise unstrukturierte Daten beinhalten, hochvariabel sind oder ungewisse Ergebnisse hervorrufen. Software-Roboter sind dadurch intelligenter und verfügen über das notwendige Expertenwissen, um komplexe Problemstellungen zu lösen. Sie überzeugen durch ihre dynamische Arbeitsweise und die Eigenschaft, vielfältige Arbeitsabläufe effizient zu kombinieren.

Aufschlussreiches Marketing- und Sales-Dashboard, erstellt mit der Rhenus Robotics Data-Science-Lösung.

Prozessdaten clever darstellen

Rhenus Robotics bietet Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, eine umfangreiche Analyse ihrer Daten und Prozesse durchzuführen. Denn Software-Roboter sammeln bei der Bearbeitung der Arbeitsabläufe eine große Menge an Daten, die mit Data Science sinnvoll genutzt und in modernen Dashboards verständlich dargestellt werden können. So können Unternehmen frühzeitig Schwachstellen, Trends und Muster in ihren Geschäftsprozessen erkennen und gegebenenfalls Optimierungen vornehmen. Auch aussagekräftige Kunden- und Unternehmensdaten können visualisiert werden.

Beispielsweise können detaillierte Vertriebsberichte erstellt werden, sodass Mitarbeiter nicht mehr jeden Montagmorgen zwei Stunden aufopfern müssen, um diese zu erstellen. Genau diese Aufgabe übernimmt ab sofort ein Software-Roboter und visualisiert alle wichtigen Daten in einem individuellen Dashboard, das mit Kollegen und Vorgesetzten geteilt werden kann.

Sichere Bearbeitung der Daten

In der Diskussion über mögliche Digitalisierungsmaßnahmen und speziell auch über den Einsatz von Robotic-Process-Automation-Lösungen kommen immer wieder Fragen bezüglich des Datenschutzes auf. „Die Angst, dass ihre Daten durch Software-Roboter ausgespäht und fremdgenutzt werden könnten, können wir den Nutzern nehmen“, versichert Frau Halberstadt. Alle Daten bleiben im Netzwerk des Kunden, da die Software für den Roboter vor Ort beim Kunden installiert ist. Sobald der Roboter wie ein Mitarbeiter zur Arbeit antritt, löst er seinen Lizenzschlüssel ein, arbeitet auf dem System des Kunden und gibt den Schlüssel nach getaner Arbeit wieder ab. So verlassen die Daten das Haus des Kunden nicht.

Wie Unternehmen von RPA profitieren können

Doch warum entscheiden sich eigentlich so viele Unternehmen für eine Prozessautomatisierung mit RPA? Durch Robotic Process Automation können Organisationen Großes erreichen und viele Probleme gleichzeitig adressieren. Akuter Zeitmangel bei Mitarbeitern, der in vielen Überstunden resultiert, mangelnde Fachkräfte, hohe Fehlerquoten, Prozesskosten und der Druck, schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, sind nur ein paar der täglichen Herausforderungen, denen Organisationen begegnen. Es bedarf also neuer Ansätze, um Geschäftsprozesse schnell, zuverlässig und kostengünstig zu automatisieren und Fachkräfte nachhaltig zu entlasten. Die Vorteile einer RPA-Lösung liegen auf der Hand:

 

  • Effizienzsteigerung
    Ein Software-Roboter ist routiniert, präzise, niemals müde und pausenlos einsetzbar. Einen achtstündigen Arbeitstag kennt er nicht. Mit einer Verfügbarkeit von 24/7 können die Roboter Prozesse wesentlich schneller abwickeln als ein Mensch und erhöhen somit die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
  • Fehlerreduktion Routineaufgaben sind oftmals fehleranfällig. Sprich: Man vertippt sich oder erwischt leicht die falsche Zeile in einer Tabelle. Das kann dem Software-Roboter schlicht nicht passieren, denn er zieht sich die Ausgangsdaten automatisiert aus dem operativen System und überträgt diese in das Zielsystem. Die Roboter sind so programmiert, dass sie keine Fehler machen und regelkonform und beständig arbeiten.
  • Kosteneinsparungen
    Mithilfe von RPA können die Prozesskosten erheblich gesenkt werden. In weniger als zwölf Monaten haben die meisten Unternehmen bereits einen positiven Return on Investment (ROI) erreicht. Mit Robotic Process Automation sind Kosteneffizienz und Compliance auch keine Betriebskosten mehr, sondern ein Nebenprodukt der Prozessautomatisierung.
  • Mitarbeiterzufriedenheit
    Mit intelligenten Prozessautomatisierungen bringen Firmen mehr Freude in den Arbeitsalltag eines jeden Mitarbeiters, indem monotone und zeitraubende Routineaufgaben automatisiert werden. Mitarbeiter sind meist die ersten, die die Vorteile von RPA zu schätzen wissen, da sie von dem enorm steigenden Arbeitsdruck entlastet werden.
  • Kundenzufriedenheit
    Durch RPA kann das Kundenerlebnis bereichert werden, indem ein schneller, flexibler und reaktionsschneller Service angeboten werden kann. Durch einen besseren Kundenservice werden zudem die Bindung, Loyalität und Zufriedenheit der Kunden gesteigert.

RPA ist branchenübergreifend einsetzbar

Es gibt vielversprechende Anwendungsbeispiele für RPA in allen Unternehmensbereichen und Branchen. „Der Mythos, dass Robotic Process Automation lediglich für große Firmen geeignet ist, ist nicht wahr“, betont Frau Halberstadt. Und erklärt: „Auch kleine und mittelständische Unternehmen sind in der Regel mit zahlreichen Prozessen konfrontiert, die sich für eine Automatisierung mit RPA eignen.“Ein mögliches Einsatzgebiet findet sich in der Buchhaltung. Hier ist beispielsweise eine Aufgabe des virtuellen Kollegen, Stammdaten aus einem operativen System in das SAP-System zu transferieren und deren Qualität zu kontrollieren. Ein Mitarbeiter musste die Datensätze vorher von Hand in das SAP-System eintippen, was sehr zeitaufwendig und vor allem auch fehleranfällig war. Der Software-Roboter zieht sich nun die Daten selbstständig aus dem Ausgangssystem und überträgt diese in das Zielsystem.

Neben der Buchhaltung integrieren auch immer mehr Firmen Prozessautomatisierungen in Vertrieb, Management, Customer Service, Personalwesen, Finanzwesen, Marketing und in der IT. Konkrete Anwendungsbeispiele sind zum Beispiel das Erstellen von Angeboten, Newslettern und diversen Auswertungen, das Mitarbeiter-On- und -Offboarding sowie die Kontenpflege und Bankenbuchungen.

Immer mehr Branchen erkennen das Potenzial, welches RPA mit sich bringt. Der Kundenstamm zieht sich vom Gesundheitswesen über die Logistik bis hin zu Business Services. Auch Zahlungsdienstleister zählen auf intelligente Prozessautomatisierung. Der konkrete Use Case: Vor dem Einsatz eines Bezahlkartenterminals im Einzelhandel muss eine entsprechende Software aufgespielt werden, welche vorab für den jeweiligen Kunden konfiguriert wird. Genau diese Tätigkeit übernimmt jetzt ein Software-Roboter. Das Resultat ist beeindruckend: Der Kunde konnte bei der Konfiguration des Terminals eine große Zeitersparnis erreichen. Brauchte die Anpassung eines Terminals bislang 20 Minuten, geschieht dies nun in weniger als einer Minute.

Geeignete Prozesse identifizieren

Robotic Process Automation eignet sich immer dann, wenn Tätigkeiten einen hohen manuellen Aufwand und wiederkehrenden Charakter haben. Sofern diese auch noch überwiegend auf gleichen Regeln basieren, können die Prozesse sehr effizient automatisiert werden. Gerade die Prozesse, die sich durch eine hohe Standardisierung und entsprechende Volumina auszeichnen, bieten ein hohes Potenzial für den Einsatz von Software-Robotern. Häufig zählen dazu fehleranfällige Routineaufgaben, wie etwa das reine Übertragen und Abgleichen von Datensätzen. Grundsätzlich werden Prozesse basierend auf bestimmten Kriterien analysiert, um so herauszufinden, ob ein Prozess für eine Automatisierung mit RPA geeignet ist. Diese Kriterien geben lediglich einen ungefähren Eindruck, schließen aber in keinem Fall Geschäftsprozesse aus.

 

  • Es liegen digitalisierte Input-Daten vor, damit der Software-Roboter die Informationen ohne Probleme auslesen kann.
  • Der Prozess besitzt ein festes Regelwerk.
  • Es liegen strukturierte Input-Daten vor, um eine einfache Bearbeitung des Prozesses zu ermöglichen.
  • Es stehen wenige Veränderungen in der Systemlandschaft bevor, denn diese müssen nach der Entwicklung auch dem Software-Roboter neu beigebracht werden.

RPA als Erfolgsfaktor

Es kann schwer sein, die Konventionen traditioneller, manueller Arbeit zu durchbrechen. Aber intelligente Technologien machen den Unterschied und entscheiden über die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen. Automatisierte Prozesse, digitale Technologien und die intelligente Nutzung von Daten schaffen klare Vorteile. Insbesondere die Bedeutung der Automatisierung wird in Zukunft für Organisationen zunehmen, denn durch bessere Qualität, reduzierte Kosten, minimierte Fehler, zufriedene Kunden und glückliche Mitarbeiter können sich Unternehmen differenzieren.

Einmal im Einsatz helfen Robotic-Process-Automation-Lösungen Unternehmen dabei, ihre Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit langfristig zu sichern. Intelligente Prozessautomatisierungen sind entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Nicht nur die Effizienz und Produktivität können dadurch gesteigert werden, auch Mitarbeiter werden von den immensen Verwaltungsaufwänden entlastet und haben freie Ressourcen zur Verfügung, um sich wertschöpfenden Aufgaben und innovativen Ideen und Konzepten zu widmen, die das Unternehmen voranbringen.

Mit Rhenus Robotics in die digitale Welt

Gerne unterstützt Rhenus Robotics bei der Einführung einer RPA-Lösung, einem Wegbereiter für die digitale Transformation, die viele Dimensionen in einem Unternehmen revolutionieren kann. Bereits seit einigen Jahren integriert Rhenus Robotics RPA-Lösungen innerhalb der RETHMANN Gruppe. Dadurch verfügt das gesamte Team über einen großen Erfahrungsschatz, der auch bereits bei zahlreichen externen Kunden eingesetzt wurde. Als Teil der Rhenus-Familie greift das Robotics-Team auf ein starkes Netzwerk zurück und hat sich als Start-up innerhalb der Gruppe positioniert. Durch die verfügbaren Ressourcen im Bereich Datenschutz und IT sowie langjährige Experten im Gesundheitswesen kann ein einzigartiger Service angeboten werden. Frau Halberstadt betont: „Der Kunde steht bei uns im Fokus: Wir bieten lösungsorientierte, dynamische und innovative Prozessautomatisierungen an. Das Zusammenspiel von Menschen, Robotern und intelligenten Technologien bringt unsere Kunden auf die Erfolgsspur.“

Schnelle Implementierung von RPA-Lösungen

Die Implementierung einer RPA-Lösung erfolgt in mehreren Stufen. Die Kunden können sich dabei zwischen einem Mietmodell (Robotics as a Service, RaaS) und einem eigenen Kompetenzzentrum (Center of Excellence, CoE) entscheiden. Bei beiden Möglichkeiten unterstützt Rhenus Robotics die Unternehmen auf ihrer gesamten RPA-Reise.

Bei dem Mietmodell, Robotics as a Service, übernimmt Rhenus Robotics die Infrastruktur und Inbetriebnahme der Software-Roboter. Zunächst haben Unternehmen die Möglichkeit, gemeinsam mit den Robotics-Experten das Automatisierungspotenzial ihrer Prozesse zu analysieren und die einzelnen Vorgehensweisen im Detail zu besprechen. Die erfahrenen Entwickler übernehmen anschließend die individuelle Entwicklung der Software-Roboter. Der Betrieb und das Hosting der Roboter werden bei dieser Variante von dem Rhenus-Robotics-Team verantwortet. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass Unternehmen nur für die Implementierung und später die tatsächliche Nutzung nach Stunden aufkommen. Zudem profitieren Firmen vom zertifizierten Know-how der Rhenus-Robotics-Berater und -Entwickler, mit denen die Fachbereiche gemeinsam am Projekterfolg arbeiten.

Mit der CoE-Variante unterstützt Rhenus Robotics Unternehmen dabei, ein eigenes RPA-Team, ein sogenanntes Center of Excellence, aufzubauen. So können Firmen die Implementierung und das Wachstum ihrer Automatisierungsprojekte innerhalb des Unternehmens steuern, RPA nachhaltig, effektiv und schnell in die Organisation einbetten und das angesammelte Wissen für zukünftige Projekte nutzen. Bei dieser Variante unterstützt Rhenus Robotics vor allem bei dem Aufbau des Kompetenzzentrums und bietet Schulungen und Trainings an, sodass die Mitarbeiter optimal vorbereitet sind. Die Lizenz können Unternehmen ganz unkompliziert über Rhenus Robotics beziehen, dessen Mitarbeiter auch als Ansprechpartner für jegliche Fragen zur Verfügung stehen.

Auf der Rhenus-Robotics-Website erhalten Unternehmen noch weitere Einblicke in die Vorteile von RPA, konkrete Anwendungsbeispiele sowie einen Überblick über das Partnernetzwerk und die Lösungsangebote.

Lena Halberstadt

Begeistert von innovativen Lösungen, intelligenter Prozessautomatisierung und zukunftsweisenden Geschäftsmodellen begleitet Lena Halberstadt Sie dabei, analoge Prozesse in die digitale Welt einzuführen. Mit ihrer einschlägigen Erfahrung im Vertrieb, Marketing und in der Strategieentwicklung gestaltet sie die digitale Zukunft vieler Unternehmen!

Sind Sie bereit, Ihre Reise mit RPA zu starten?

Lassen Sie sich von unseren Experten über den besten Implementierungsprozess beraten.

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Kommentare.

Für diesen Artikel gibt es 4 Kommentare.

RadekKimak

03.08.2021 - 12:49

hello, I think that as technology has advanced over the last few years, logistics and orbital supply and months should also be considered, the company that will be the first leader in this field of logistics will have billions in turnover and destroy competition, it is also autonomous delivery shipments and costs, secure data that cannot be hacked, mobile storage facilities. For interest, I enclose a link from a company that develops a delivery robot, the future is closer than we think. https://www.agilityrobotics.com/#cover You know, I think that a small workshop should be opened in the company for creative and like-minded people from the company, who would move the company beyond what is impossible today but tomorrow to the top in the world market logistics, I would like to work on such projects. It would be worthwhile to work with companies like SpaceX, there is a future and a lot of money, a company that lags behind in technology does not think I have a chance to succeed, I wish you a nice day.

RadekKimak

01.08.2021 - 08:52

Hello , and what to do next? autonomous robotic systems with algorithms similar to human reasoning, real physical robot for flexible deployment in logistics, learning during the work process, simple user interface, mobile and flexible. it's just my opinion to look even further than the software and hardware allow us now. Your article is really interesting and fascinating me.

LenaHalberstadt

03.08.2021 - 12:06

Hello - thanks for your comment! You are absolutely right, innovation doesn't stop there and will reshape the way we work and live. Our software robots are already becoming more intelligent and are able to capture, understand and process complex and cognitive document data. And I am sure there is even more to come! Automation is transforming the way organisations operate, streamlining once manual processes and reducing the burden on human employees. What do you believe which innovation will be key for companies to stay ahead of competition in the next years?

RadekKimak

03.08.2021 - 14:44

Dieser Kommentar wurde gelöscht.

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