Automation von Geschäftsprozessen: Fleißarbeiten an Maschinen outsourcen

Rechnungen erstellen, Reklamationen aufnehmen oder Personalakten bearbeiten: Viele Geschäftsprozesse lassen sich mit Automatisierungstechnologien optimieren. Getreu dem Motto „automate or die“ kann Automation sogar über das Schicksal von Unternehmen entscheiden. Denn der in vielen Branchen immer stärker werdende Wettbewerb erfordert stetige Effizienzsteigerungen. Mithilfe moderner Software-Roboter wird Personal entlastet und die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter*innen erhöht.

Viele Unternehmen sind gezwungen, ihre Effizienz und Produktivität permanent zu erhöhen. Das macht es erforderlich, Geschäftsprozesse soweit möglich ohne menschliche Intervention zu gestalten, um die operativen Kosten zu senken. Bei Fleißarbeiten ist jede Form der Automatisierung auf Strecke kostengünstiger, schneller und nahezu fehlerfrei. Moderne Software-Roboter unterstützen und entlasten die Mitarbeiter*innen bei repetitiven Prozessen mit geringerer Wertschöpfung, sodass diese die gewonnene Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten nutzen können. Allerdings verlassen sich die meisten Logistikunternehmen weiterhin auf manuelle Abläufe, um Aufträge zu erfassen, Sendungen zu planen, Transportrouten zu überwachen und Kunden über den Lieferstatus zu informieren. Was sind die Konsequenzen? Es kommt vor, dass Waren unpünktlich oder in schlechtem Zustand beim Kunden ankommen oder falsch abgerechnet werden. Menschliche Mitarbeiter*innen bleiben dennoch unabdingbar – dort, wo Kontrolle über Maschinen, kreative Problemlösungen, Empathie, innovatives Handeln, organisatorisches Geschick und schließlich Entscheidungsfindung gefragt sind. Und: Auch bei der Planung und Implementierung von Automatisierungsprojekten kommt es maßgeblich auf die Unterstützung und Akzeptanz der Mitarbeiter*innen an.

Jacek Dudkiewicz
„Das richtige Mindset im Unternehmen ist für den Erfolg der Automatisierung genauso entscheidend wie die verwendete Technologie.“
Jacek Dudkiewicz | Managing Director bei Rhenus Automation

Mit Teamwork und modernster Technologie zum Erfolg

Ob Kurierdienste, Hochschulen, produzierende Betriebe, Pharmakonzerne oder Versicherungsgesellschaften: In vielen Branchen hilft Automation dabei, Prozesse zu optimieren. Die entsprechenden Automatisierungsprojekte durchzuführen, ist aufgrund der komplexen Anforderungen Aufgabe eines Teams aus RPA (Robotic Process Automation)-Entwicklern, -Prozessanalysten und -Projektmanagern. Diese Kompetenz und Manpower sind notwendig, da der einfache Software-Roboter von früher seine Grenzen hinsichtlich des Automatisierungsgrades von Prozessen erreicht hat. Heute sind deutlich mehr Daten verfügbar und intelligente Machine-Learning-Algorithmen bieten eine völlig neue Qualität bei der Digitalisierung von Dokumenten. Moderne Software-Roboter haben Zugang zu unterschiedlichen Systemen wie CRM, diversen Datenbanken oder Web-Portalen. Strikt festgelegten Regeln folgend, erledigen sie die notwendigen Prozesse Schritt für Schritt im Hintergrund.

Repetitive Aufgaben automatisieren

Repetitive Aufgaben konsequent automatisieren

Zahlreiche Tätigkeiten aus den Bereichen Transport, Spedition und Logistik lassen sich automatisieren. Dazu zählen unter anderem die Disposition, Sendungserfassung und -verfolgung sowie das Extrahieren von Versandauftragsdaten. Vor allem durch die Übernahme anspruchsloser Tätigkeiten wie der Überwachung des E-Mail-Eingangs für Lieferaufträge, der Übertragung von Daten aus Kundenportalen und internen Transportmanagementsystemen sowie der Rechnungseingangserfassung wird das Personal entlastet. Auch die Reklamationsbearbeitung, Zollabwicklung und das Reporting müssen in Zukunft nicht mehr von Mitarbeiter*innen durchgeführt werden. Dasselbe gilt für die Erfassung von Luftfrachtbriefen und die Stammdatenbearbeitung inklusive Datenmigration aus ERP-Systemen. Dies sind nur einige Beispiele für eine Vielzahl von Tätigkeiten, die automatisiert werden können und sollten.

Planbarkeit, Nachhaltigkeit und Transparenz stärken

Digitale Datenbanken

Einige Automationstechnologien werden in Zukunft aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken sein. In produzierenden Betrieben und überall dort, wo Just-in-time- oder Just-in-sequence-Systeme funktionieren und Sensoren Daten liefern, lässt sich eine KI-basierte vorausschauende Instandhaltung (Predictive Maintenance) nutzen. Sie hilft dabei, die Maschinen-Kalibrierung zu überwachen und auf diese Weise Stillstände und teure Produktionsfehler zu vermeiden. Wenn es um das Einhalten von Nachhaltigkeits- und Transparenzregularien geht, ist die Blockchain-Technologie hilfreich, die auf dezentralen digitalen Datenbanken basiert. Auf Basis dieser Technologie kann beispielsweise ein digitaler Produktpass für die Kreislaufwirtschaft erstellt werden. Das wird zunehmend relevanter, da Unternehmen in Zukunft vermutlich noch mehr Informationen über die Herstellung sowie zur Nutzung, Reparatur und Entsorgung ihrer Produkte bereitstellen müssen, um zirkuläre Anwendungen zu fördern. Beim Thema Monitoring helfen auch Control-Tower-Lösungen für die Supply Chain, die eine datenbasierte Einsicht in Lieferketten ermöglichen. Dadurch können ungeplante Ereignisse wie Störungen frühzeitig vorhergesagt werden, sodass es möglich wird, logistische Prozesse dynamisch zu planen.

Jacek Dudkiewicz
„Kombiniert man mehrere Technologien, wird mitunter ein Automatisierungsgrad von 100 Prozent erreicht. Die Ersparnisse sind unübersehbar.“
Jacek Dudkiewicz | Managing Director bei Rhenus Automation

Fazit: ein Win-win-Modell

Automationstechnologien entlasten Mitarbeiter*innen bei repetitiven Tätigkeiten, sodass sie mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben gewinnen, die ihren Qualifikationen entsprechen. Häufig können Unternehmen dank Automatisierung mehrere Arbeitsstunden pro Tag einsparen. Auch die Qualität der Prozesse nimmt zu. Das äußert sich darin, dass Reklamationen und Unregelmäßigkeiten bei Buchungen abnehmen. So erhöht Automation gleichermaßen die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter*innen.

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Die Rhenus Gruppe realisiert komplexe Automatisierungsprojekte für Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen.

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