Trends & Innovationen

RPA als Chance in Zeiten von Corona

Sofortige, effiziente Prozessautomatisierung für kleine und mittelständische Unternehmen

Immer mehr Unternehmen erkennen das große Potenzial von Robotic Process Automation (RPA) und investieren auch in Zeiten von Corona in die digitale Arbeitsweise der Zukunft. Mithilfe von RPA können insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen den Auswirkungen der globalen Pandemie entgegentreten und eine durchgängige Bearbeitung der Geschäftsprozesse sicherstellen. Dadurch können Unternehmen ihre Produktivität sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern und die Krise mit Erfolg meistern.

Mit RPA auf die Erfolgsspur

Die Corona-Krise stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Sowohl kleine, mittelständische als auch große Firmen spüren den erheblichen Nachfragerückgang und sind gefordert, ihre Handlungsfähigkeit zu sichern und Resilienz zu erproben. Seit fast einem Jahr haben Betriebe geschlossen, Kurzarbeit wurde eingeführt, Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice und die Einnahmen schrumpfen. Eine globale Pandemie, die allen Betroffenen die ein oder andere Schweißperle auf die Stirn treibt.

Doch die Krise eröffnet auch Chancen und ist ein Katalysator für die digitale Transformation. In der neuen Normalität haben digitale Lösungen und intelligente Technologien stark an Bedeutung gewonnen. Insbesondere Prozessautomatisierungen sind in den vergangenen Monaten in den Fokus vieler Unternehmen gerückt. Denn sie helfen dabei, den veränderten Anforderungen gerecht zu werden und den Geschäftsbetrieb auch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten. Obwohl Robotic Process Automation (RPA) bereits vor der Pandemie eine immer wichtigere Rolle in der Digitalisierung von Unternehmen gespielt hat, erhielt die intelligente Technologie aufgrund der Corona-Krise und der sichtbar gewordenen Schwachstellen der Geschäftsprozesse ganz neue Aufmerksamkeit.

Prozessautomatisierung mit RPA

Doch was steckt eigentlich hinter dem Trend? Bei Robotic Process Automation geht es nicht um physische Roboter, sondern um Software-Roboter, die menschliche Arbeitsschritte imitieren. Den Software-Roboter kann man sich wie einen virtuellen Mitarbeiter vorstellen, der Routineaufgaben, die mit erheblichem manuellem und zeitraubendem Aufwand verbunden sind, automatisiert durchführt. Dabei ist die Vorgehensweise ganz simpel: Software-Roboter werden einmal eingearbeitet und nutzen die vordefinierte Logik, Regeln und Struktur der Geschäftsprozesse zur Automatisierung. Also zum Beispiel: Melde Dich im System an! Öffne Datei A! Ist das linke Kästchen angekreuzt, sortiere das Dokument in die Kategorie ‚Rechnung‘! Diese Vorgaben kann der Roboter anschließend ohne Probleme selbständig und dokumentiert ausführen.

Die Software-Roboter arbeiten meist über die grafische Benutzeroberfläche (GUI) und können somit verschiedene Programme starten und bedienen, E-Mails lesen und verschicken, Webseiten auslesen, Daten sortieren, analysieren und extrahieren, Folgeaktionen starten und mit anderen digitalen Anwendungen kommunizieren. Da sie mit jedem System auf die gleiche Weise interagieren wie Menschen, ist es nicht nötig, kostspielige Schnittstellen zu integrieren oder sogar Anwendungen oder Prozesse zu verändern. Mit RPA kann nahezu jeder Prozess automatisiert werden – aber besonders effizient sind Roboter bei manuellen, wiederkehrenden und regelbasierten Abläufen.

Herausforderungen der globalen Pandemie

Robotic Process Automation-Lösungen erweisen sich für Unternehmen als eine große Unterstützung im Umgang mit der Corona-Krise. Die globale Pandemie stellt Firmen vor noch nie dagewesene Herausforderungen und führt zu einem Umdenken in Gesellschaft und Wirtschaft. Externe Anforderungen, Bestimmungen und Situationen können sich täglich ändern, was sich auch im Geschäftsalltag niederschlägt. Für manche Organisationen funktionieren schlichtweg die bisherigen Geschäftsmodelle in der Corona-Krise nicht mehr und neben Problemen in der Lieferkette bis zum Einbruch der Nachfrage kämpfen viele Betriebe auch direkt gegen das Virus. Unternehmen aus allen Branchen sehen sich damit konfrontiert, Geschäftsmodelle und -prozesse neu zu denken.

Unternehmenskontinuität gewährleisten

„Robotic Process Automation wirkt sich positiv auf den Geschäftsbetrieb aus und das gerade in Zeiten von Corona. Denn mithilfe von RPA kann Geschäftskontinuität bewahrt und eine durchgängige Bearbeitung aller essenziellen Aufgaben garantiert werden“, erklärt Marie-Louise Heidbrink, Teamleiterin und Prozessberaterin bei Rhenus Robotics. Software-Roboter übernehmen und automatisieren Arbeitsabläufe, sodass es zu keinen Verzögerungen in Geschäftsprozessen kommt, wenn Kollegen gegebenenfalls auch über einen längeren Zeitraum ausfallen. Auch komplett neue Aufgaben oder Tätigkeiten mit einem hohen Volumen, die eventuell durch die Pandemie aufkommen, können mit RPA automatisiert werden. Diese Prozesssicherung ist ein wichtiger Schritt, um ein Unternehmen krisenfest zu machen und trotz Einschränkungen den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Durch die schnelle Entwicklungs- und Implementierungszeit von einer Woche ist zudem kein langwieriges und kostspieliges IT-Projekt notwendig und ein sofortiger Nutzen kann geschaffen werden. Denn insbesondere in Zeiten einer Pandemie ist ein schnelles Handeln und Reagieren auf maßgebliche Veränderungen unerlässlich.

Für jede Aufgabe der richtige Roboter

Während RPA in den vergangenen Jahren häufig im Back Office, wie zum Beispiel der Finanz- und Personalabteilung, eingesetzt worden ist, wird die Technologie nun zunehmend auch in anderen Abteilungen integriert. Die konkreten Anwendungsbeispiele sind dabei vielfältig. Das fängt mit der Erstellung von Arbeitsverträgen an, geht über den Transfer von Daten zwischen verschiedenen Programmen bis hin zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

 

„RPA hat seine klassischen Einsatzfelder überall dort, wo Mitarbeiter routinemäßig Daten zwischen Anwendungen, Dokumenten und Datenbanken übertragen und Tätigkeiten einen hohen manuellen Aufwand und wiederkehrenden Charakter haben.“
Simon Tang | Zertifizierter UiPath Entwickler bei Robotics

Durch die vielfältigen Anwendungsbereiche werden RPA-Lösungen branchenübergreifend, beispielsweise bei Logistikern, Zahlungsdienstleistern, Banken und Versicherungen, im Handel, bei Ämtern und Behörden, Automobilherstellern sowie im Gesundheitswesen eingesetzt.

Neue Normalität, neue Aufgaben

Bestimmte Anwendungsbereiche lassen sich auch auf die Pandemie zurückführen. Unternehmen stehen durch die Corona-Krise vor neuen Aufgaben und müssen Prozesse neugestalten. Denn was passiert mit den Tätigkeiten, die beispielsweise aus Datenschutz-Gründen nur im Büro gemacht werden können? Wurde bereits ein Notfallplan erstellt, falls mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausfallen? Entstehen durch die Krise neue Aufgaben, die so in dem Volumen nicht mehr von den Mitarbeitern getragen werden können?

Software-Roboter schaffen Abhilfe und können eine zuverlässige und schnelle Bearbeitung solcher Arbeitsabläufe gewähren. Prozesse in der Buchhaltung und dem Personalwesen sind beispielweise essenziell für die Aufrechterhaltung des Minimalbetriebs. Daher sollte sichergestellt werden, dass Aufgaben wie Buchungen von Entgeltabrechnungen oder das Bezahlen von Rechnungen auch in Krisenzeiten ohne Komplikationen durchgeführt werden können. Software-Roboter können diese Arbeitsabläufe schnell, zuverlässig und dokumentiert bearbeiten. Dank intelligenter Prozessautomatisierung bleiben die Unternehmen so geschäftsfähig.

Wettbewerbsfähig, auch nach der Krise

Die Vorteile des Einsatzes von RPA sind offensichtlich: Mit Software-Robotern lassen sich bestimmte Prozesse und Teilprozesse schneller und effizienter durchführen. Denn ein Software-Roboter ist routiniert, präzise, niemals müde und pausenlos einsetzbar. Einen achtstündigen Arbeitstag kennt er nicht und er ist rund um die Uhr verfügbar. Daher bieten robotergesteuerte Prozessautomatisierungen großes Potenzial, um Kosten einzusparen, Produktivität zu steigern, Mitarbeiter zu entlasten, und Fehlerquoten zu senken – all die Fortschritte, die Unternehmen benötigen, um die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit auch langfristig über die Krise hinaus zu bewahren.  

Doch nicht nur Firmen profitieren von automatisierten Prozessen, auch Mitarbeiter sind zufriedener. Lästige Büroaufgaben können von Software-Robotern übernommen werden und Mitarbeiter werden von zeitraubenden, repetitiven und einfachen Tätigkeiten entlastet. So haben sie den Kopf frei, um sich auf ihre Kerntätigkeiten und wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren und ihre individuellen Qualitäten einzubringen. Es entsteht auch mehr Zeit für innovative Ideen und Konzepte, die den Betrieb voranbringen.

„Den Mythos, dass Software-Roboter Mitarbeiter ersetzen können wir nicht bestätigen: der Fokus der Unternehmen liegt auf der Entlastung und nicht der Entlassung der Mitarbeiter.“
Marie-Louise Heidbrink | Teamleiterin und Prozessberaterin bei Rhenus Robotics

Zufriedene und engagierte Mitarbeiter bilden das Fundament für den Erfolg eines Unternehmens und führen indirekt und direkt zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Mitarbeiter mit einer positiven Einstellung zeigen ihre Zufriedenheit auch gegenüber Kunden und bemühen sich, einen hochwertigen Service zu bieten, was wiederum in einer besseren Bindung und Loyalität der Kunden resultiert. Gerade in Krisenzeiten fehlt der persönliche und direkte Kontakt, da ist es wichtig, dass der Kunde im Fokus steht und die volle Aufmerksamkeit der Mitarbeiter erhält. Die Kundenzufriedenheit steigt aber auch durch die neugewonnenen Ressourcen und Kapazitäten der Mitarbeiter, die nun Aufgaben übernehmen können, die indirekt die Kundenzufriedenheit steigern.

Die Zukunft im Blick

„Wenn wir den Blick in die Zukunft richten, können wir erahnen: Vieles wird anders sein. Die Corona-Krise wird noch so einige weitere Herausforderungen und Auswirkungen mit sich bringen und auch die Zeit danach wird für Unternehmen nicht leicht sein“ bilanziert Frau Heidbrink. Doch auf die Krise folgen neue Möglichkeitsräume und Chancen. Die nächsten Monate werden für alle Firmen zu einem entscheidenden Moment der Weichenstellung. Gelingt der Sprung in eine Resilienzbewegung bis hin zur digitalen Transformation?

Jetzt ist die Zeit für Unternehmen ihre Strategie anzupassen und ihr Geschäft krisen- und zukunftssicher zu machen. Einmal im Einsatz, stellen Robotics-Lösungen die Weichen für die Zukunft. Mit RPA kann ein schneller, positiver Return on Investment (ROI) generiert werden: Die Investitionen machen sich also schnell bezahlt und gewünschte Effekte werden zeitnah erkennbar. Zudem helfen Prozessautomatisierungen Unternehmen dabei, ihre Position im Wettbewerb zu stärken und die digitale Transformation voranzubringen, was insbesondere in diesen besonderen Zeiten ein wichtiger Aspekt ist.

Rhenus Robotics: Gemeinsam durch die Krise

Fest steht, dass Robotic Process Automation eine wegweisende Rolle bei der Bewältigung der Pandemie spielt. Innerhalb der Rhenus Gruppe hat sich die Einheit Rhenus Robotics auf die Durchführung der digitalen Transformation in Unternehmen spezialisiert und bereits zahlreiche Software-Roboter sowohl für die eigene Gruppe als auch für externe Kunden entwickelt und implementiert. Rhenus Robotics steht für zielorientierte, kundenfokussierte und innovative Lösungen und hilft Unternehmen dabei, über sich hinauszuwachsen und ihren Erfolg zu steigern. Firmen verschiedenster Größen und aus unterschiedlichsten Branchen nutzen die intelligenten Lösungen, um Geschäftsprozesse zu optimieren, Gewinne zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. „Manche Kunden haben die Software-Roboter als virtuelle Kollegen so in ihre Arbeitsabläufe integriert, dass diese sogar Namen wie Herbert, Lara oder Zoro tragen“, erzählt Herr Tang.

Die Rhenus Software-Roboter unterstützen Firmen beispielsweise bei der Abwicklung von Verzollungen, bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertriebsberichten oder auch in Notaufnahmen von Krankenhäusern bei der Übertragung von Daten in das zentrale Krankenhausinformationssystem (KIS).

Der Ablauf der RPA-Reise

Rhenus Office Systems arbeitet exklusiv mit dem weltweit führenden RPA-Software-Anbieter UiPath zusammen und ist zertifizierter Silber-Partner. Die Kunden haben die Möglichkeit zwischen zwei Angebotsoptionen zu wählen: Einem Mietmodell in drei Größen und dem Kauf der RPA-Software. Die meisten der Kunden entscheiden sich für die Mietvariante, das sogenannte Robotics as a Service (Raas) Modell. Der Vorteil besteht darin, dass man nur für die Implementierung und später für die tatsächliche Nutzung nach Stunden zahlt. Diese bewegt sich zwischen minimal 15 Stunden pro Monat und einer Rund-um-die-Uhr-Nutzung. Die Implementierung einer solchen RPA-Lösung ist in sieben Schritte unterteilt:

 

Zu Beginn der RPA-Reise gilt es, geeignete Prozesse für eine Automatisierung zu identifizieren. Mithilfe des Rhenus RPA-Leitfadens erhalten Unternehmen bereits einen guten Einblick, welche ihrer Geschäftsprozesse in Frage kommen und wo das größte Potenzial versteckt ist. In einem gemeinsamen Erstgespräch werden dann genau diese geeigneten Prozesse analysiert.

Der zu automatisierende Prozess wurde festgelegt? Dann werden im nächsten Schritt der Prozess detailliert durchbesprochen und mögliche „Wenn-Dann“ Bedingungen thematisiert. Diese detaillierte Prozessanalyse bietet die Grundlage für die Entwicklung der RPA-Lösung und hilft auch dabei, mögliche Prozessoptimierungen zu identifizieren.

Nach der Prozessaufnahme wird der auf die Anforderungen des Unternehmens angepasste, individuelle Software-Roboter entwickelt. Die reine Entwicklungszeit, bis ein Roboter erstmalig einsatzfähig ist, beläuft sich hierbei auf zwischen drei und fünf Tagen. Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa, wie komplex die Aufgaben sind.

Nachdem der Software-Roboter entwickelt wurde, wird der Prozess noch einmal gemeinsam überprüft. Es werden mehrere Tests durchgeführt, um einen reibungslosen Start zu ermöglichen.

Der Prozess ist fertig entwickelt, zahlreich getestet worden und ist nun bereit Live zu gehen. Gerade in den ersten Wochen kontrolliert Rhenus regelmäßig, ob der automatisierte Prozess ohne Fehlermeldungen durchläuft und steht auch bei Rückfragen jederzeit zur Verfügung.

Nach dem Abschluss der Prozessautomatisierung ist es wichtig, das Projekt noch einmal zu reflektieren. Was lief gut? Wurden die Erwartungen erfüllt? Was kann das nächste Mal verbessert werden? Sind bereits weitere Prozessautomatisierungen in Planung? All diese Fragen können in einem gemeinsamen Abschlussgespräch geklärt werden.

Das Robotics Team steht auch nach der Implementierung für jegliche Fragen oder Anmerkungen zur Verfügung. Auch Änderungen können in Absprache nach der Betriebsaufnahme eingebaut werden. Rhenus liegt die Zufriedenheit der Kunden am Herzen!

Alternativ besteht auch die Möglichkeit, die Software über Rhenus zu beziehen und ein eigenes Kompetenzzentrum (Center of Excellence, CoE) aufzubauen. Der Implementierungsablauf beginnt ähnlich wie bei dem anderen Betriebsmodell mit der Beratung inklusive einer Bedarfsanalyse. Fortfolgend werden die Mitarbeiter mit Trainings und Schulungen in das Thema RPA eingeführt. Somit werden die Weichen für eine erfolgreiche Einführung eines Center of Excellence gestellt. In dieser Phase ist es besonders wichtig, alle Mitverantwortlichen in die Trainings mit einzubeziehen, damit eine reibungslose Implementierung erfolgen kann. Erfolgreich trainiert und vorbereitet für den Start, können Unternehmen dann ganz unkompliziert die Lizenzen über Rhenus beziehen und mit der Entwicklung ihrer ersten Prozessautomatisierungen beginnen. Frau Heidbrink betont: „Wir stehen unseren Kunden auch nach dem Einkauf der Lizenzen bei Rückfragen zur Verfügung und können insbesondere bei den ersten Automatisierungsprojekten unterstützen.“

 

Aufbau eines eigenen Kompetenzzentrums mit der Unterstützung von Rhenus Robotics.

Prozessautomatisierungen klingen spannend und innovativ? Rhenus treibt die Digitalisierung voran und revolutioniert die Geschäftsprozesse vieler Unternehmen. Von der Entwicklung der Strategie bis zur Umsetzung von Mitarbeiterschulungen, die Rhenus Robotics-Experten unterstützen zahlreiche Firmen dabei, die Möglichkeiten von intelligenten Prozessautomatisierungen gezielt zu nutzen und umzusetzen. Mit dem Rhenus Robotics Leitfaden erhalten Unternehmen einen guten Einblick in ihre Automatisierungspotenziale – so steht der digitalen Transformation nichts mehr im Wege!

 

Lena Halberstadt

Begeistert von innovativen Lösungen, intelligenter Prozessautomatisierung und zukunftsweisenden Geschäftsmodellen begleitet Lena Halberstadt Kunden dabei, analoge Prozesse in die digitale Welt einzuführen. Mit ihrer einschlägigen Erfahrung im Vertrieb, Marketing und der Strategieentwicklung gestaltet sie die digitale Zukunft vieler Unternehmen!

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Rhenus-Platz 1

59439 Holzwickede

Deutschland

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Ihr Leitfaden zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit RPA.

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RPA-Checkliste: Wie Sie in der Corona-Krise von RPA profitieren können.

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