Demo-Pool-Logistik für Medizingeräte: pünktlich an den OP-Tisch

Moderne medizinische Geräte bieten eine Vielzahl von Funktionalitäten und Komponenten, die Untersuchungen und Operationen auf höchstem Niveau ermöglichen. Doch die Geräte haben ihren Preis. Eine Investition von teils mehreren hunderttausend Euro will daher gut geprüft sein. Hersteller von Medizingeräten offerieren ihren potenziellen Käufern wie Krankenhäusern oder Arztpraxen daher die Möglichkeit des Try-before-you-buy.

Bereit für den Test: das Demo-Geschäft mit Medizingeräten

Die Produkte wie Ultraschallgeräte, Endoskope, Inkubatoren, Diagnosegeräte für Augenoptik und OP-Mikroskope für Wirbelsäulen- oder Neurochirurgie können oftmals vor dem Erwerb zunächst für einige Tage oder Wochen getestet werden. Dies erfolgt zumeist direkt am Patienten. Neben dem Einsatz in medizinischen Einrichtungen werden die Geräte auch auf Fachmessen und -kongressen präsentiert.

Hierfür kommen Demo-Geräte zum Einsatz, die für jeden potenziellen Kunden und Präsentationszweck aufbereitet werden müssen. Die Verwaltung des kompletten Demo-Pools ist komplex, zeitintensiv und bindet Ressourcen. Sie umfasst:

Darauf kommt es beim professionellen Demo-Pool-Management an

1. Terminvereinbarung

Vor der Bestätigung des Demo-Termins muss geprüft werden, ob das Gerät am entsprechenden Tag zur Verfügung steht und geschulte Mitarbeiter*innen den Transport, Aufbau, die Installation und Übergabe an der Verwendungsstelle durchführen können. Mit einem elektronischen Transportmanagementsystem beziehungsweise einem Demo-Kalender, mit denen Aufträge erfasst und der Status eines Gerätes geprüft werden können, ist es leichter, den Überblick zu behalten. Insbesondere dann, wenn eine größere Zahl von Demo-Geräten und Produkttypen sowie variierende Ausstattungen verwaltet werden müssen.

2. Transport des Demo-Geräts bis in die Arztpraxis

Medizinische Geräte sind empfindlich und erfordern ein sensibles Handling. Benötigt werden daher nicht nur eine geeignete Verpackung, sondern auch adäquates Transportequipment sowie sichere Fahrzeuge, die die wertvolle Fracht beispielsweise auch vor Erschütterungen schützen und – falls notwendig – temperaturreguliert werden können. Mitarbeiter*innen, die das Handling der Demo-Geräte übernehmen, sollten auf die besonderen Spezifikationen des jeweiligen Gerätetyps trainiert sein.

3. Aufbau und Installationscheck

Aufbau und Funktionalität des Gerätes sollten vor jeder Demo geprüft werden. Diese Vorbereitung kostet insbesondere bei komplexen Geräten viel Zeit und nimmt mitunter mehrere Stunden in Anspruch. Für die Prüfung vor Ort ist es sinnvoll, sich an einer Checkliste zu orientieren. Diese sollte neben einer Sichtkontrolle äußerer Beschädigungen auch die Prüfung des Lieferumfangs entsprechend der Packliste sowie der äußeren Beschaffenheit auf Transportschäden, Labeling und Sauberkeit umfassen. Nach dem Systemstart können mechanische Funktionen am Gerät sowie die Software-Funktionen und Anschlüsse geprüft werden. Darüber hinaus sollten die jeweiligen Gegebenheiten am Aufstellort wie etwa Raumtemperatur, Feuchtigkeit und Vibration dokumentiert werden.

4. Abbau und Rückholung

In den meisten Fällen verbleibt das Demo-Gerät einige Tage bis mehrere Wochen beim Arzt oder im Krankenhaus. Am vereinbarten Termin der Abholung sollten das Gerät abgebaut und vor Mitnahme alle Teile gemäß Abholschein kontrolliert werden. Während der Rückholung ist es sinnvoll, das Gerät wieder in einer sicheren Transportbox zu verwahren.

5. Wiederaufbereitung für den nächsten Einsatz

Sobald das Gerät in den Pool zurückgeführt wurde, kann das Refurbishment vorgenommen werden. Zur Wiederaufbereitung gehören die Löschung von Patient*innendaten gemäß DSGVO-Vorgaben sowie die Prüfung der Zubehörkomponenten, Anschlüsse und Software-Funktionen. Zuletzt erfolgt die Reinigung des Gerätes. Nach der Desinfektion sollte das Produkt wieder sicher verpackt oder foliert und fachgerecht einlagert werden. Alle Prozessschritte sollten in einer digitalen Checkliste dokumentiert werden.

6. Reparaturen, Wartungen und Verkauf

Medizinische Geräte müssen regelmäßig gewartet und die elektrische Gerätesicherheit geprüft werden. Wartungstermine können genutzt werden, um beispielsweise Software-Updates zu installieren oder Hardware-Komponenten auszutauschen. Auch hier kann eine Checkliste zur Qualitätssicherung vorteilhaft sein. Überholte Geräte sollten rechtzeitig im Demo-Pool ausgetauscht und gegebenenfalls für den Verkauf aufbereitet werden.

Warum es sich lohnt, mit einem Logistikdienstleister zu arbeiten

Um den eigenen Aufwand des Demo-Pool-Managements zu reduzieren, ist es vorteilhaft, Medizingeräte von einem logistischen Partner verwalten zu lassen.

„Logistikdienstleister sorgen dafür, dass die Bereitstellung der Geräte am Tag der Demo-Stellung reibungslos erfolgt.“
Vera Krüger | Prokuristin der MTS Medizinischer Transport-Service

Sie übernehmen die Installation, Rückholung, das Refurbishment sowie die Wiedereingliederung in den Geräte-Pool inklusive regelmäßiger Wartungen und kleinerer Reparaturen.

„Hersteller von Medizingeräten sind Experten für ihre Produkte, verfügen jedoch nicht immer über die logistische Erfahrung, um einen Geräte-Pool effizient zu managen.“
Vera Krüger | Prokuristin der MTS Medizinischer Transport-Service

Mit externen Logistikdienstleistern, die sich auf die Bedürfnisse der medizintechnischen Branche spezialisiert haben, können Hersteller ihre eigenen Ressourcen schonen und Kosten reduzieren, die durch die Inhouse-Organisation des Demo-Geschäftes anfallen würden.

„Spezialisierte Logistikdienstleister für die Medical-Branche haben Zugriff auf eigene Techniker*innen für Geräteprüfungen, Wartung und kleinere Reparaturen. Sie können Logistikprozesse meist kostenschonender realisieren – etwa durch Multi-User-Lagerkapazitäten und Pool-Fahrzeuge, die für den sicheren Transport und das Handling empfindlicher und schwerer medizinischer Geräte erforderlich sind. Zudem verfügen sie über das notwendige Transport-Equipment wie beispielsweise Hebebühnen oder Transportschienen“, ergänzt Vera Krüger. Überdies können global agierende Logistikexperten Demo-Pool-Dienstleistungen bei Bedarf einfacher skalieren, länderübergreifend anbieten und ein konstant hohes Qualitätslevel garantieren.

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Gemeinsam mit ihrer Tochtergesellschaft MTS Medizinischer Transport-Service managt Rhenus High Tech die Demo-Stellung für namhafte Hersteller der Med-Tech-Branche.

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Auf einen Blick: Erfahren Sie im Demo-Pool-Flyer der Rhenus High Tech, welche Vorteile Ihnen ein kompetenter Logistikpartner an Ihrer Seite verschaffen kann.

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Logistiklösungen für medizintechnische Geräte erfordern Know-how. Für Lagerung, Transport, Positionierung und Montage am Einsatzort ist daher ein professionelles Handling wichtig.

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