KPIs in der Logistik – warum sie so wichtig sind

Immer kürzere Produktionszyklen, verbunden mit steigenden Kundenerwartungen, verstärken die Schnelllebigkeit von Logistikprozessen. Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss seine Prozesse effizient gestalten und an die aktuellen Marktbedürfnisse anpassen. Key Performance Indicators (KPIs) machen diese mess- und vergleichbar. Mithilfe der Kennzahlen lassen sich Marktrends schneller erkennen und die Logistikabwicklung optimaler planen.

Gestiegene Kundenerwartungen und der Anspruch an eine Same-Day Delivery haben die Logistik als einen entscheidenden Erfolgsfaktor ins Blickfeld von Unternehmen gerückt. Auftraggeber möchten genau wissen, was im Lager vor sich geht: Wie lange dauert es von der Bestellung einer Ware bis zu ihrer Verladung? Wie viele Pakete verlassen das Lager pünktlich? Und wie oft sind Artikel beschädigt oder falsch kommissioniert? All dies lässt sich heutzutage mit Hilfe von Key Performance Indicators messen. Sie spielen bei der Erhebung von Leistung und Qualität der Lagerprozesse eine wesentliche Rolle. Ein leistungsbezogener KPI ist beispielsweise die Lieferzeit, wohingegen die Vollständigkeit eines Pakets Hinweise auf die Qualität gibt.

Das outsourcende Unternehmen gibt dabei vor, welche KPIs ihm besonders wichtig sind. Im lieferzeitsensitiven B2C-Geschäft ist dies meist die schnelle Abwicklung der Lagerprozesse und der pünktliche Versand der Pakete. Qualitätsbezogene KPIs sind hingegen überall dort relevant, wo besonders empfindliche Waren wie Pharmazeutika, Gefahrstoffe und chemische Mittel gehandelt werden.

Absolut oder relativ

Key Performance Indicators können entweder absolute oder relative Werte sein. Absolute Kennzahlen sind beispielsweise die Durchlaufzeit im Lager oder das geplante Sendungsvolumen, aus dem die Personaleinteilung abgeleitet wird. Bei relativen Kennzahlen werden mindestens zwei Größen miteinander ins Verhältnis gesetzt. Dies kann etwa die Lagerpünktlichkeit sein, die die Zahl von pünktlich bearbeiteten Aufträgen ins Verhältnis zur Gesamtanzahl setzt. Wickeln Lagermitarbeiter*innen im Laufe eines Tages beispielsweise 9.800 von 10.000 Aufträgen ab, liegt die Erfolgsquote bei 98 Prozent.

Mehr Leistungstransparenz im Lager

Sowohl dem outsourcenden Unternehmen als auch dem Logistikpartner bringen KPIs einen großen Mehrwert. Sie sind ein Mittel, um die vereinbarte Leistung zu messen. Beide Seiten können die Logistikleistung und -qualität kontinuierlich monitoren, bewerten und bei Bedarf Maßnahmen einleiten. Die Erfassung von KPIs ist zudem meist vertraglich verankert und kann auch der Berechnung von Bonus-Malus-Systemen dienen.

„Die Festlegung der KPIs sollte bereits im Ausschreibungsprozess erfolgen. Sowohl Dienstleister als auch Unternehmen können ihre Zusammenarbeit und Prozesse mit den festgelegten KPIs kontinuierlich verbessern und Schwachstellen aufdecken. Dies ist besonders hilfreich, da die Nachverfolgung von Lagerprozessen heute sehr viel wichtiger ist als früher“, weiß Sören Moschüring, Field Manager Business Intelligence der Rhenus Warehousing Solutions.

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KPIs in der Anwendung

Einem Hersteller von Tiernahrung, der seine Ware im Online-Shop vertreibt, ist der pünktliche Versand der Bestellungen sehr wichtig. Max Schmidt bestellt eine Packung Hundefutter in diesem Online-Shop. Der Auftrag geht um 22:42 Uhr ein. Nach KPI-Vorgabe muss die Bestellung das Lager des Logistikdienstleisters spätestens am nächsten Tag, um 18:00 Uhr verlassen. Die tatsächliche Abwicklung findet bereits um 14:05 Uhr statt. Die KPI-Vorgabe wurde somit eingehalten. Hersteller und Logistikdienstleister können die Lagerpünktlichkeit auf einem Dashboard ablesen, und zwar, wann der Artikel ins Lager gekommen ist und an welchem Datum die Lieferung verladen wurde. Um Bestellschwankungen – etwa an Wochenenden – auszugleichen, erfolgt die Auswertung der KPI-Vorgaben im Wochenrhythmus.

Wie lassen sich KPIs erfüllen?

Damit die KPIs passgenau erfüllt werden, ist ein präzises Forecasting notwendig. Das Forecasting unterstützt die kurz- und mittelfristige Planung von Kapazitäten basierend auf den zu erwartenden Auftragsmengen. So kann der Logistikdienstleister sein Personal effizient einplanen. Die geschätzte Auftragsmenge ist abhängig von Rabattaktionen, Feiertagen oder saisonalen Schwankungen und kann sich je nach Marktlage schnell verändern. Mehrwöchige, Quartals- oder Jahresvorhersagen bilden Peaks wie beispielsweise ein erhöhtes Bestellvolumen vor Weihnachten ab. Im Zusammenspiel von KPIs und Forecasts lassen sich Prozesse beim outsourcenden Unternehmen ebenso wie beim Logistikpartner verbessern.

 

Wechselspiel von Forecasts und KPIs

Dem KPI „Lagerpünktlichkeit im Warenausgang“ eines Online-Händlers liegt ein durchschnittlicher Eingang von 20.000 Aufträgen zugrunde. Aufgrund einer Rabattaktion rechnet der Händler aber mit einem deutlich höheren Bestellaufkommen von 40.000 Aufträgen am kommenden Wochenende. Der Forecast gibt dem Dienstleister die Möglichkeit, seine Personalkapazitäten rechtzeitig aufzustocken, sodass die Lagerpünktlichkeit eingehalten werden kann. Je nach Branche variieren Auftragspeaks. Deshalb sind Forecasts immer auf die individuellen Anforderungen des Auftraggebers ausgerichtet.

„Statt einer sofortigen 100-Prozent-Lösung ist es besser, zunächst die Top-3-KPIs abzubilden.“
Sören Moschüring | Field Manager Business Intelligence der Rhenus Warehousing Solutions

Vorsicht Falle: Weniger KPIs sind oft mehr

Da KPIs für die Performance-Messung sehr hilfreich sind, ist die Versuchung groß, so viele Zahlen wie möglich zu tracken. Doch mehr ist nicht immer besser. Werden zu viele Kennzahlen auf einmal betrachtet, kann dies schnell unübersichtlich werden, zu Fehlern und vermeidbaren Kosten führen. Daher gilt es, die infrage kommenden KPIs zunächst auf ihren jeweiligen Nutzen zu prüfen. „Gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit ist es hilfreich, die aussagekräftigsten KPIs zu finden und festzulegen, wie sie erhoben und bewertet werden können“, rät Sören Moschüring.

 

Drei Schritte zum KPI-Erfolg:

In einem Workshop konzipieren Unternehmen und Logistikdienstleister einen gemeinsamen Ansatz. Sie analysieren: Welche Daten stehen für die Auswertung zur Verfügung? Wie errechnen sich diese, wo kommen sie her und wer stellt sie bereit?

Der Dienstleister prüft, inwieweit sich die vorhandenen Daten des Auftraggebers auswerten lassen und ob noch Angaben für eine transparente Darstellung fehlen. Schritt für Schritt wird die Datengrundlage verbessert.

Anschließend erstellen beide Partner gemeinsam ein Dashboard, das mit den entsprechenden Daten gefüttert wird. Das Dashboard wird schrittweise erarbeitet, um die fortlaufende Kontrolle der KPIs sicherzustellen. Wichtig: Die Berechnungsgrundlage der KPIs muss für beide Seiten nachvollziehbar sein.

Fazit: Das macht KPIs so wichtig

Im Outsourcing sind KPIs das wichtigste Mittel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinem Logistikdienstleister. Sie ermöglichen eine transparente Planung, eine gemeinsame Analyse und die kontinuierliche Verbesserung beider Partner. KPIs und Forecasts gehen dabei Hand in Hand. Indem der Auftraggeber seine Auftragsmenge vorausschauend plant, kann der Logistikdienstleister seine Personalkapazität anpassen. So lassen sich KPIs auch dann erfüllen, wenn Volumenschwankungen auftreten. KPIs steigern somit die Zufriedenheit beim Auftraggeber und gewährleisten einen erfolgreichen Outsourcing-Prozess.

 

Welche KPIs in der Logistik sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten? Wir freuen uns über Ihre Antworten.

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