Bei unseren KPI-gesteuerten Warehousing-Services sind Messbarkeit und Effizienzsteigerung mehr als nur Modebegriffe!
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Gestiegene Kundenerwartungen und der Anspruch an eine Same-Day-Delivery haben die Logistik als einen entscheidenden Erfolgsfaktor ins Blickfeld von Unternehmen gerückt. Auftraggeber möchten genau wissen, was im Lager vor sich geht: Wie lange dauert es von der Bestellung einer Ware bis zu ihrer Verladung? Wie viele Pakete verlassen das Lager pünktlich? Und wie oft sind Artikel beschädigt oder falsch kommissioniert? All dies lässt sich heutzutage mit Hilfe von Key Performance Indicators (KPIs) ermitteln. Mithilfe dieser Kennzahlen lassen sich Markttrends schneller erkennen und die Logistikabwicklung optimaler planen, indem sie die Erhebung von Leistung und Qualität der Lagerprozesse wesentlich erleichtern. Ein leistungsbezogener KPI in der Logistik ist beispielsweise die Lieferzeit, wohingegen die Vollständigkeit eines Pakets Hinweise auf die Qualität gibt.
Das outsourcende Unternehmen gibt dabei vor, welche KPIs ihm besonders wichtig sind. Im lieferzeitsensitiven B2C-Geschäft ist dies meist die schnelle Abwicklung der Lagerprozesse und die pünktlichen Lieferungen der Pakete. Qualitätsbezogene KPIs sind hingegen zu einem großen Anteil dort relevant, wo besonders empfindliche Waren wie Pharmazeutika, Gefahrstoffe und chemische Mittel gehandelt werden.
Logistik-KPI: absolut oder relativ
Ein KPI in der Logistik kann entweder ein absoluter oder relativer Wert sein. Absolute Kennzahlen sind beispielsweise die Durchlaufzeit im Lager oder das geplante Sendungsvolumen, aus dem die Personaleinteilung berechnet wird. Bei relativen Kennzahlen werden mindestens zwei Größen miteinander ins Verhältnis gesetzt. Dies kann etwa die Lagerumschlagshäufigkeit sein. Diese Kennzahl gibt beispielsweise an, wie oft der Lagerbestand in einem bestimmten Zeitraum umgeschlagen, also erneuert wird. Die Lagerumschlagshäufigkeit ist ein wichtiger Indikator für die Produktivität im Lager und gibt Rückschlüsse auf die durchschnittlichen Lagerkosten und die Effizienz der Lieferkette. Auch die Lagerpünktlichkeit ist eine relative Kennzahl, die den Anteil von pünktlich bearbeiteten Aufträgen ins Verhältnis zur Gesamtanzahl setzt. Wickeln Lagermitarbeiter*innen im Laufe eines Tages beispielsweise 9.800 von 10.000 Aufträgen ab, liegt die Erfolgsquote bei 98 Prozent.
Mehr Leistungstransparenz im Lager dank Logistik-KPIs
Sowohl dem outsourcenden Unternehmen als auch dem Logistikpartner bringen KPIs einen großen Mehrwert. Sie sind nicht nur wichtige Indikatoren, sondern auch ein Mittel zur Berechnung und Messung der vereinbarten Leistung. Beide Seiten können die Logistikleistung und -qualität kontinuierlich monitoren, bewerten und bei Bedarf Maßnahmen einleiten. Die Erfassung von Key Performance Indicators ist zudem meist vertraglich verankert und kann auch der Berechnung von Bonus-Malus-Systemen dienen.
„Die Festlegung der KPIs sollte bereits im Ausschreibungsprozess erfolgen. Sowohl Dienstleister als auch Unternehmen können ihre Zusammenarbeit und Prozesse mit den festgelegten KPIs kontinuierlich analysieren und verbessern und dabei Schwachstellen aufdecken. Dies ist besonders hilfreich, da die Nachverfolgung von Lagerprozessen heute sehr viel wichtiger ist als früher“, weiß Sören Moschüring, Field Manager Business Intelligence der Rhenus Warehousing Solutions.
Logistik-KPIs in der Anwendung
Einem Hersteller von Tiernahrung, der seine Ware im Online-Shop vertreibt, ist der pünktliche Versand der Bestellungen sehr wichtig. Max Schmidt bestellt eine Packung Hundefutter in diesem Online-Shop. Der Auftrag geht um 22:42 Uhr ein. Nach KPI-Vorgabe muss die Bestellung das Lager des Logistikdienstleisters spätestens am nächsten Tag, um 18:00 Uhr verlassen. Die tatsächliche Abwicklung findet bereits um 14:05 Uhr statt. Der Zeitraum der KPI-Vorgabe wurde somit eingehalten. Hersteller und Logistikdienstleister können die Lagerpünktlichkeit auf einem Dashboard ablesen, und zwar, wann der Artikel ins Lager gekommen ist und an welchem Datum die Lieferung verladen wurde. Um Bestellschwankungen – etwa an Wochenenden – auszugleichen, erfolgt die Auswertung der Kennzahl-Vorgaben im Wochenrhythmus.
Wie lässt sich ein KPI in der Logistik erfüllen?
Damit die Logistik-KPIs passgenau erfüllt werden, ist ein präzises Forecasting notwendig. Das Forecasting unterstützt die kurz- und mittelfristige Planung von Kapazitäten basierend auf den zu erwartenden Auftragsmengen und Lieferungen. So kann der Logistikdienstleister sein Personal effizient einplanen und Lagerkosten langfristig optimieren. Die geschätzte Auftragsmenge ist abhängig von Rabattaktionen, Feiertagen oder saisonalen Schwankungen und kann sich je nach Marktlage schnell verändern. Mehrwöchige, Quartals- oder Jahresvorhersagen bilden Peaks wie beispielsweise ein erhöhtes Bestellvolumen vor Weihnachten ab. Im Zusammenspiel von KPIs und Forecasts lassen sich Prozesse beim outsourcenden Unternehmen ebenso wie beim Logistikpartner verbessern.
Wechselseitiges Verhältnis von Forecasts und KPI in der Logistik
Der KPI „Lagerpünktlichkeit im Warenausgang“ eines Online-Händlers basiert auf einem durchschnittlichen Eingang von 20.000 Aufträgen. Aufgrund einer Rabattaktion rechnet der Händler aber mit einem deutlich höheren Bestellaufkommen von 40.000 Aufträgen am kommenden Wochenende. Der Forecast gibt dem Dienstleister die Möglichkeit, seine Personalkapazitäten und den Lagerbestand rechtzeitig aufzustocken, sodass die Lagerpünktlichkeit eingehalten werden kann. Je nach Branche variieren Auftragspeaks. Deshalb sind Forecasts immer auf die individuellen Anforderungen des Auftraggebers ausgerichtet.
"Statt einer sofortigen 100-Prozent-Lösung ist es besser, zunächst die Top-3-KPIs abzubilden."
Sören Moschüring | Field Manager Business Intelligence der Rhenus Warehousing Solutions
Produktivität: Weniger KPIs sind oft mehr
Da KPIs für die Performance-Messung sehr hilfreich sind, ist die Versuchung groß, so viele Zahlen wie möglich zu tracken. Doch mehr ist nicht immer besser. Werden zu viele Kennzahlen auf einmal betrachtet, kann dies schnell unübersichtlich werden, zu Fehlern und vermeidbaren Kosten führen. Daher gilt es, den infrage kommenden KPI für die Logistik zunächst auf den jeweiligen Nutzen und dessen Produktivität zu prüfen. „Gerade zu Beginn einer Zusammenarbeit ist es hilfreich, die aussagekräftigsten Indikatoren zu finden und festzulegen, wie sie erhoben und bewertet werden können“, rät Sören Moschüring.
Drei Schritte zum KPI-Erfolg:
Ermitteln eines Konzeptes zwischen Unternehmen und Logistikdienstleister
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In einem Workshop konzipieren Unternehmen und Logistikdienstleister einen gemeinsamen Ansatz. Sie analysieren: Welche Daten stehen für die Auswertung zur Verfügung? Wie werden diese berechnet, wo kommen sie her und wer stellt sie bereit?
Analysieren und Verbessern der Datengrundlage
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Der Dienstleister prüft, inwieweit sich die vorhandenen Daten des Auftraggebers auswerten lassen und ob noch Angaben für eine transparente Darstellung fehlen. Schritt für Schritt wird die Datengrundlage verbessert.
Erstellen eines Dashboards mit den festgelegten KPIs
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Anschließend erstellen beide Partner gemeinsam ein Dashboard, das mit den entsprechenden Daten gefüttert wird. Das Dashboard wird schrittweise erarbeitet, um die fortlaufende Kontrolle der KPIs sicherzustellen. Wichtig: Die Berechnungsgrundlage der KPIs muss für beide Seiten nachvollziehbar sein.
Fazit: Das macht KPIs so wichtig
Im Outsourcing sind KPIs das wichtigste Mittel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinem Logistikdienstleister. Sie ermöglichen eine transparente Planung, eine gemeinsame Analyse und die kontinuierliche Verbesserung beider Partner. KPIs und Forecasts gehen dabei Hand in Hand. Indem der Auftraggeber seine Auftragsmenge vorausschauend plant, kann der Logistikdienstleister seine Personalkapazität anpassen. So lassen sich KPIs auch dann erfüllen, wenn Volumenschwankungen auftreten. KPIs in der Logistik steigern somit die Zufriedenheit beim Auftraggeber und gewährleisten einen erfolgreichen Outsourcing-Prozess.